Hvad er OKR?
Gratis e-bog
Kom godt i gang med OKR
Hvad er OKR?
Hvad er Objective & Key Results frameworket?
OKR står for Objective og Key Results, og er et populært management framework, der anvendes af virksomheder som Google, Linkedin, Facebook og Amazon til at implementere deres strategi og nå deres mål. OKR-metoden er særligt kendt for sin agilitet og for at skabe alignment, så alle i virksomheden arbejder sammen mod opnåelsen af de vigtigste mål.
Fordelene ved OKR
Fordelene ved at anvende OKR-frameworket inkluderer forøget fokus, større gennemsigtighed og forbedret alignment. Frameworket hjælper virksomheder med at fokusere på det, der er vigtigst at opnå i forhold til organisationens overordnede vision og mål. Målene brydes kontinuerligt ned til delmål (OKR), som opnås ved at eksekvere fleksible handlingsplaner henover en række iterationer. Det sikrer, at alle virksomhedens medarbejdere bevæger sig i samme retning, mens de arbejder på at opnå de overordnede mål.
OKRs historie kort fortalt
Det oprindelige koncept, som danner baggrund for OKR-frameworket, kom fra tech-giganten Intel. Her videreudviklede den daværende CEO Andy Grove frameworket: Mangement by Objectives (MBO) til det vi i dag kender som OKR-frameworket.
I takt med at Intel´s succes voksede, begyndte udbredelsen af OKR langsomt men sikkert at sprede sig til andre virksomheder i Silicon Valley. I 1999 introducerede John Doerr, der havde arbejdet med OKR hos Intel, de to Google grundlæggere Larry Page og Sergey Brin, for OKR-frameworket.
Historien går, at Google i mangel af et bedre ledelsesværktøj valgte at prøve frameworket af. Det viste sig at være en god beslutning, og Google har siden 1999 opnået en vækst fra 40 ansatte til over 60.000. Den dag i dag anvender Google stadig OKR med stor succes, ligesom en lang række andre prominente virksomheder fra Silicon Valley.
I modsætning til hvad man måske skulle tro, har OKR-frameworket ikke kun vist sig effektivt hos store Tech-virksomheder. OKR bruges også af en lang række andre virksomheder fra produktion til detailhandel. Uanset virksomhedens størrelse, karakter og forretningsområde har frameworket vist sig at give succes - når det implementeres og anvendes rigtigt.
Gratis e-bog
Kom godt i gang med OKR
Strategi og OKR
Det er vigtigt at forstå, at OKR handler om din virksomhed og det de forskellige afdelinger, teams og medarbejdere kan gøre, for at skabe vækst og udvikling. Med andre ord har frameworket til formål at hjælpe jer med at øge virksomhedens succes. Af samme årsag bliver OKR-frameworket ofte omtalt som et strategisk eksekveringsværktøj, altså et værktøj der hjælper med at sikre, at virksomhedens strategi føres ud i livet.
Hvad er strategi, og hvad er en strategi i et OKR-perspektiv?
Vores simple definition på strategi siger at:
”Strategi er ikke noget, virksomheden har - Det er noget virksomheden gør”.
Definitionen betyder, at alt det virksomheden vælger at fokusere på, og alle de initiativer og opgaver der udføres, som har til formål at skabe værdi, er virksomhedens strategi. Anerkender man den definition kan en strategi være mere eller mindre bevidst eller meget specifik og fokuseret.
I det community der omgiver OKR, er det en løbende diskussion om, hvorvidt frameworket udelukkende bør anvendes til at opnå strategiske mål, eller om det også bør anvendes til opnåelse af mere operationelle mål. Personligt hører jeg til den gruppe, som argumenterer for, at det giver god mening at anvende OKR til at opnå begge typer mål.
Hvis man anerkender ovenstående definition på en strategi, kan den både inkludere nye strategiske tiltag og det daglige operationelle arbejde. Det er samtidig min personlige oplevelse og erfaring, at det skaber mere forvirring i virksomheden, end det gavner at anvende flere forskellige målsætnings- og eksekveringsprocesser samtidig, noget der er i direkte modstrid med det fokus, man netop forsøger at skabe med OKR. Når det er sagt, kan der dog være forskellige årsager til, at en virksomhed beslutter at holde de strategiske og operationelle mål adskilte. Og fred med det. Det vigtigste er i sidste ende, at virksomheden opnår det, den ønsker.
Sådan eksekverer vi en strategi, når vi arbejder med OKR
Kort beskrevet kan man sige, at en strategi er virksomhedens vej til de ønskede mål. I OKR opdeler vi målene på Strategiske og Operationelle Objectives. Vejen til de overordnede mål går via et antal delmål (kaldet OKR - Objectives og Key Results), der opnås ved at gennemføre en række Initiativer. Den samlede mængde af Initiativer under hvert OKR er samlet i handleplaner. Disse eksekveres i iterationer henover året, og der anvendes en række agile processer til at sikre læring, udvikling og fremdrift undervejs.
Virksomhedens overordnede mål - Strategiske og Operationelle
OKR-frameworket handler om at fokusere på det, der er det vigtigste for virksomheden, og det kræver et todelt fokus på følgende:
- De Operationelle Objectives som sikrer, at virksomheden udnytter de forretningsmuligheder, der ligger i udvikling og salg af eksisterende produkter og services lige nu - Et fokus på, og en investering i nuet.
- De Strategiske Objectives som skal sikre, at virksomheden også er konkurrencedygtige og relevante i fremtiden, og derfor udvikler nye produkter og services - Et fokus på, og investering i fremtiden.
OKR-frameworket kan derfor både bruges til at eksekvere på de strategiske mål, der skal sikre virksomhedens videre udvikling i fremtiden, og de mål der skal sikre, at virksomheden tjener penge her og nu. I OKR-frameworket strækker virksomhedens strategiske og operationelle objektiver sig ofte over 1-2 år.
Hvordan skriver man et Strategisk og Operationelt Objective i OKR-frameworket?
Et Strategisk eller Operationelt Objectiv i OKR-frameworket bør indeholde en beskrivelse af:
Gratis e-bog
Kom godt i gang med OKR
OKR uddybet
Hvorfor har vi brug for OKR-frameworket?
Vi lever i en verden, der bliver mere og mere uforudsigelig. Når vi kombinerer det, med en stigende kompleksitet og en teknologisk udvikling i overhalingsbanen, er det måske ikke overraskende, at mange virksomheder har svært ved at holde fokus og nå deres mål. En udfordring der ofte forværres yderligere hos de virksomheder, der stadig anvender traditionelle målsætningsmetoder, som for længst er forældede.
Disse er ofte karakteriseret ved udviklingen af en række uspecifikke strategiske mål, langsommelige og detaljerede planlægningsprocesser, et silobaseret fokus, og en ad-hoc eksekvering i løbet af året, når det daglige operationelle arbejde tillader det.
OKR-frameworket står i stærk kontrast hertil med sin mere agile tilgang. Processen indeholder målbare og ambitiøse Objectives og Key Results designet til at blive opnået inden for et specifikt tidsrum i løbende iterationer. Frameworket indeholder en række ”regler og processer”, som hjælper ledere og medarbejdere med at prioritere, aligne og måle resultatet af det arbejde de udfører. OKR hjælper virksomheden med at kommunikere deres strategi til medarbejderne på en handlingsorienteret og målbar måde. Det hjælper også virksomheden med at bevæge sig fra en output til en outcome baseret tilgang til arbejdet. Med andre ord hjælper OKR-frameworket medarbejderne, med at blive bedre til at fokusere på den værdi, de leverer til virksomheden og kunderne, i modsætning til blot at fokusere på leverancen af produkter og services som ved et samlebånd.
Hvad er forskellen på OKR-frameworket og mere traditionelle målsætnings- og planlægningsmetoder?
På nuværende tidspunkt ved du, at OKR-processen er agil af natur og at OKR defineres, eksekveres og evalueres i løbende iterationer - Det er en simpel og hurtig proces, som skaber engagement og sikrer ejerskab og opbakning fra hele virksomheden. Men for at forstå principperne bag OKR bedre, tager vi et hurtigt dyk ned i de agile metoder framworket bygger på.
Har du brug for hjælp?
Kontakt mig for muligheder
Hvad er Agile?
Agile kommer af det latinske ord agilis og betyder ”noget, der nemt bevæger og flytter sig. At være agil handler om at være fleksibel og flytbar. Det kan være svært at flytte noget, der er kæmpestort, så når vi arbejder agilt, handler det om at bryde det store ned til mindre overskuelige delelementer. I OKR-frameworket er det det, vi gør, når vi bryder et stort mål ned til mindre Objectives. Det handler ligeledes om at være i stand til at fokusere, og prioritere det, der er vigtigst. I OKR sigter vi derfor hele tiden efter at arbejde på det delmål, der er vigtigst at få afsluttet her og nu, før vi tager fat på næste del.
Hvad betyder iteration?
Iteration betyder at gentage noget. En iterativ proces er derfor en proces, der bliver gentaget. Gentagelser kan lyde kedelige, hvis det blot er det samme, vi skal gøre igen og igen. Det er ikke tilfældet i OKR. Her handler den iterative proces om, at vi forsøger at levere den vigtigste nye værdi i hver iteration. Med andre ord søger vi at levere det næste delmål (Objectiv). Men at arbejde i iterationer handler om mere end blot at levere værdi. Det handler om generering af ny viden og om læring. Som mennesker lærer vi bedst igennem gentagelser, men kun hvis vi husker at stoppe op, og reflektere over vores oplevelse. I OKR er det en fast del af processen, at vi under hver iteration gennemfører retrospektive-møder. Her undersøger vi bl.a. hvad der gik godt, hvad der gik mindre godt, og hvad der skal gøres anderledes i næste iteration. Formålet er at skabe en lærende organisation, som kontinuerligt forbedre sig i takt med, at der leveres værdi til virksomheden og kunderne.
Agile og iterationer
Kombinationen af agile og iterationer er en af styrkerne i OKR-processen. Kombineret på den rigtige måde sikrer de, at vi hele tiden fokuserer på, at levere de delmål, der er vigtigst samtidig med, at vi lærer af det, vi foretager os. På den måde kan vi løbende tilpasse os den eksisterende kontekst og sikre, at vi tager den vigtigste læring med videre til de kommende iterationer.
I praksis fungerer kombinationen på følgende måde i OKR-frameworket:
- I stedet for en indledende dybdegående analysefase, planlægges der kun for den første bid af de store Strategiske eller Operationelle mål man ønsker at opnå. Den første bid er vores OKR.
- Når der er lavet Initiativer og handleplaner, går man i gang med at eksekvere planen, imens man hele tiden undersøger, om man kommer tættere på sine Key Results og dermed sit Objectiv. Den periode man anvender til at planlægge og eksekvere, er det, man kalder en iteration.
- Under eksekveringen indsamles der konstant feedback under statusmøder, så det hurtigt er muligt at spotte og håndtere problemer.
- Ved iterationens afslutning gennemfører man et retrospektivt-møde for at undersøge, om man har leveret den værdi, man søgte og for at afdække den vigtigste læring, der skal inddrages i næste iteration. Herefter definerer man nye OKRs for den kommende periode. Den næste vigtigste bid af de overordnede mål.
- Processen fortsætter, indtil man har opnået de overordnede Strategiske eller Operationelle Objectives i virksomheden.
Billede: Eksekver strategien med hurtige læringscyklusser (Iterationer)
I Agile anerkender man, at verden er foranderlige, og at omstændighederne vil ændre sig fra start til slut under den strategiske eksekvering. For at håndtere uforudsete forandringer, anvender man de mindre planlægnings- og eksekveringscyklusser (iterationer) du lige har læst om. Den dynamiske planlægningsmetode tager højde for, at vores forståelse for det mål vi forsøger at opnå, vil udvikle sig undervejs, i takt med at vi lærer noget nyt, hvorfor både planlægnings- og eksekveringsprocessen afspejler dette.
Brug af Agile til strategisk eksekvering ser ud som følger:
- Den øverste ledelse definerer slutmålet i detaljer ved at beskrive: a). Det Strategiske eller Operationelle Objectiv, b). En hypotese om målets værdi/formål og c). De kriterier der skal være opfyldt, før målet er nået.
- Virksomhedens overordnede Objectives brydes ned til delmål i en kontinuerlig proces. Delmålene kalder vi ”Objectives” (O’et i vores OKR)
- Strategien er mål og datadrevet, og fokuserer på leveringen af specifikke Milestones og/eller værdibaserede og målbare Key Results (KR’et i vores OKR)
- Eksekveringen foretages i iterationer med små ”eksperimenter” hvor det er ok at fejle, så længe feedbacken genererer brugbar læring, der på sigt forbedrer processen og de OKR, der leveres
- Key Results brydes ned til de Initiativer, der skal til for at opnå det pågældende Key Result
- Der indsamles løbende feedback under iterationen via status- og retrospektivmøder, og Initiativer og handleplaner ændres løbende når feedbacken indikerer, at det er nødvendigt for at komme mål
Gratis e-bog
Kom godt i gang med OKR
Hvad består OKR af?
OKR-frameworket har et dobbelt operativsystem som består af:
- En række metoder der hjælper brugeren med at træffe bedre beslutninger og med at udvikle specifikke Objectives og Key Results
- En løbende proces som indeholder en forudbestemt eksekveringskadence, der foretages i iterationer (normalt ugentligt, månedligt og/eller kvartalsvis). Her bliver der:
- Defineret nye OKR for den kommende periode.
- Fremdriften vurderes løbende, og endelig
- Resultaterne evalueres, og den vigtigste læring uddrages fra iterationen, hvorefter processen gentages.
OKR-frameworket består derfor både af en metode og en agil proces, som hjælper virksomheder med at fokusere på de mål, der er vigtigst at opnå i forhold til organisationens overordnede vision og strategiske mål.
Hvad består et OKR af?
Et OKR består af et Objective, som beskriver et ønsket mål, og mellem 2 til 5 Key Results som måler fremdriften imod opnåelsen af et Objective. Et OKR har også en række Initiativer, som beskriver de opgaver, der skal gennemføres for at opnå de ønskede Key Results.
Billede af OKRs Anatomi
Et OKR har følgende kendetegn
Billede: af indholdet i et OKR
I OKR-frameworket beskriver et Objective, det mål man ønsker at opnå. Et Objective sætter en klar retning, er forbundet med virksomhedens vigtigste overordnede mål, og motiverer medarbejderne til at gøre deres bedste. Et Objectiv kan sidestilles med en destination på et kort, og beskriver derfor, “det sted man ønsker at komme hen”.
Hvad kendetegner et godt Objectiv i OKR-frameworket?
Gratis e-bog
Kom godt i gang med OKR
Under vores arbejde med at implementere OKR-frameworket i virksomheder over hele verden, benytter vi en række værktøjer og formler, som gør det langt nemmere at komme godt i gang. For at blive god til at skrive OKR anbefaler vi, at du bruger følgende formler. Formlerne er særligt gavnlige i begyndelsen, af to specifikke årsager:
- De gør det lettere at skrive gode OKRs - dette er især vigtigt i starten, når du har ringe eller ingen erfaring med OKR-frameworket.
- De skaber konsistens på tværs af organisationen - dette er vigtigt, fordi en konsekvent brug af de samme formler gør det lettere for dine kollegaer at forstå, hvad dine OKR betyder, og hvad du prøver at opnå - og visa versa.
Sådan skriver du et godt Objective
Formlen til at skrive et Objective
Verbum (en handling) + beskrivelse af det du har tænkt dig at gøre + beskrivelse af den forretningsværdi du ønsker at opnå.
(Et verbum kan bl.a. være: Forbedre, øge, reducere, opnå, uddanne, udvikle osv.).
Eksempel på et godt Objectiv
Uddanne medarbejderne i afdeling X i et nyt agilt framework for at øge produktleverings-hastigheden og forbedre kundetilfredsheden.
Et Key Result i OKR-frameworket viser dine fremskridt mod opnåelsen af dit Objective. Tænk på det som afstanden imellem der hvor du er nu, og det punkt på et kort du ønsker at komme frem til. Dit Key Result gør det muligt for dig at måle, hvornår du er fremme.
Hvad kendetegner et godt Key Result?
Sådan skriver du gode Key Results
Med udgangspunkt i det Objective vi udviklede i foregående afsnit, skal vi nu se på, hvordan man kan udvikle tilhørende Key Results. Indledningsvis er der to forskellige typer Key Results: Milepæle og Værdibaserede. Vi starter med Milepælene.
Milepæls Key Results
Milepæls Key Results måler gennemførelsen af opgaver eller aktiviteter, der relaterer til specifikke leverancer. Dette kan eksempelvis være leveringen af et nyt produkt eller service. Sådanne Key Results er ofte ret ligetil at udvikle og at måle leverancen af (du leverer enten milepælen, eller også gør du ikke).
Formlen til at skrive et Milepæls Key Result
Verbum (en handling) + det du har tænkt dig at gøre + tidspunkt for hvornår du har gjort det
(Et verbum kan bl.a. være: Forbedre, øge, reducere, opnå, uddanne, udvikle osv.).
Lad os se på hvordan Milepæls Key Results, der relaterer til Objectivet vi udviklede i forgående afsnit, kan se ud:
Objective
Uddanne medarbejderne i afdeling X i et nyt agilt framework for at øge produktleverings-hastigheden og forbedre kundetilfredsheden.
Eksempler på gode Milepæls Key Results
- KR-eksempel 1: Uddanne alle teamlederne i agilt framework i afdeling X pr. 15. september.
- KR-eksempel 2: Uddanne alle medarbejderne i afdeling X i agilt framework pr. 30. september.
Værdibaserede Key Results
Værdibaserede Key Results måler levering af værdi til organisationen eller dens kunder. Værdibaserede Key Results måler dermed på resultaterne af vellykkede Initiativer.
Formlen til at skrive et Værdibaseret Key Result
Verbum + det du har tænkt dig at gøre/måle + fra Z til Y + tidspunkt for hvornår du har gjort det
(Et verbum kan bl.a. være: Forbedre, øge, reducere, opnå, uddanne, udvikle osv.).
Lad os nu se på hvordan Værdibaserede Key Results, der relaterer til Objectivet vi udviklede i forgående afsnit, kan se ud:
Objective
Uddanne medarbejderne i afdeling X i et nyt agilt framework for at øge produktleverings-hastigheden og forbedre kundetilfredsheden.
Eksempler på gode Værdibaserede Key Results
- Forbedre produktleveringshastigheden i afdeling X fra 4 til 2 uger pr. 30. november.
- Øge kundetilfredsheden fra 75% - 85% pr. 10. december.
Sådan ser det færdige OKR ud - Eksempel på et godt OKR
Nedenfor har du det færdige eksempel på vores OKR, som i dette tilfælde indeholder en kombination af både Milepæls og Værdibaserede Key Results:
Objective
Uddanne medarbejderne i afdeling X i et nyt agilt framework for at øge produktleverings-hastigheden og forbedre kundetilfredsheden.
Key Results (to Milepæle og to Værdibaserede)
- KR-eksempel 1: Uddanne alle teamlederne i agilt framework i afdeling X pr. 15. september.
- KR-eksempel 2: Uddanne alle medarbejderne i afdeling X i agilt framework pr. 30. september.
- Forbedre produktleveringshastigheden i afdeling X fra 4 til 2 uger pr. 30. november.
- Øge kundetilfredsheden fra 75% - 85% pr. 20. december.
Om du bruger milepæle, værdibaserede Key Results eller en blanding af begge dele afhænger af situationen. Når jeg underviser i OKR-frameworket oplever jeg, at de fleste deltagere i starten finder det lettest at udvikle milepæls Key Results. Milepæle repræsenterer ofte det, vi normalt leverer på arbejdet, altså opgaver og leverancer vi allerede kan relatere til i forvejen. Det er der intet galt med, så længe vi har valgt at levere den rigtige milepæl. Uheldigvis har vi en række psykologiske bias, som ofte gør det svært for os, at vurdere, om det vi leverede i går, også er det rigtige at levere i dag. Af samme årsag anvender jeg ofte følgende spørgsmål, når jeg coacher på deltagernes Milepæls Key Results:
”Hvis du udfører alle de Initiativer og opgaver, der er forbundet med dit valgte Milepæls Key Result, og intet forbedres i din virksomhed eller hos din kunde, er det så en succes?”
Svaret er naturligvis et rungende NEJ. I OKR-frameworket er du kun en succes, når du leverer målbar værdi til virksomheden og/eller kunderne.
Her kan du med fordel anvende Værdibaserede Key Results. De er ofte lidt svære at udvikle, da de kræver, at du finder ud af, hvad det er for en værdi, du har tænkt dig at levere, til hvem og hvornår. Omvendt sikrer Værdibaserede Key Results i sidste ende, at du leverer meget mere målbar værdi til virksomheden og kunderne.
Netop fordi de Værdibaserede Key Results kræver lidt tilvænning i starten, er det vigtigt, at du fokuserer på at blive rigtig god til at anvende dem allerede i begyndelsen af din OKR-rejse. Øvelse og gentagelse gør som bekendt mester.
Eksempler på forskellige Key Results indenfor samme område
Gratis e-bog
Kom godt i gang med OKR
Hver af de 2 til 5 Key Results har forskellige Initiativer, der definerer det arbejde, der er nødvendigt for at skabe fremskridt og resultater. Det er specifikke handlinger og aktiviteter, du vil deltage i og iværksætte for at levere dine Key Results. Et Initiativ i OKR-frameworket beskriver derfor et delelement af det arbejde, du skal udføre for at opnå dit Key Result. Din samlede liste med Initiativer er din handlingsplan.
I modsætning til dine Key Results, er handlingsplanen meget fleksibel. Når du begynder at arbejde på din handlingsplan, overvåger du dine Key Results for at se, om du opnår de ønskede resultater.
Er det tilfældet, fortsætter du med at udføre dine Initiativer. Hvis ikke, ændrer du dine Initiativer og dermed også handlingsplanen, indtil du begynder at bevæger dig i den rigtige retning mod dit Key Result.
Fordelen ved at anvende OKR og Initiativer samtidig er, at det skaber en klar adskillelse mellem Outcomes (Key Results = de ønskede resultater) og vores Output (Initiativer = alle de opgaver vi løser). Mens vi forpligter os til den værdi vi ønsker at opnå (vores OKR), kan vi forblive agile på det taktiske niveau ved hjælp af Initiativer og fleksible handlingsplaner.
Når jeg underviser i frameworket, plejer jeg at sige, at man gerne må forelske sig i sine OKR, og den værdi man ønsker at skabe. Det samme gælder ikke for Initiativerne og handleplanerne. De skal være så fleksible, at vi kan ændre retning på et splitsekund, indtil vi har opnået værdien vi ønsker.
Hvad kendetegner gode Initiativer i OKR-frameworket?
Formålene bag OKR-frameworket er at skabe fokus, alignment og målbare resultater. For at sikre, at alle i virksomheden holder styr på deres OKR på samme måde, kan man anvende en OKR-template. Nedenfor ser du et eksempel, på den vi normalt anvender.
Eksempel på en analog OKR-template
Det er samtidig vigtigt, at alle templates opbevares det samme sted for at skabe den gennemsigtighed i virksomheden, der også er en vigtig del af OKR-frameworket. Så alle ved, hvem der arbejder på hvilke mål. I dag findes der også forskellige software systemer baseret på OKR. Inden man vælger et af disse, er det en fordel, at man sætter sig godt ind i anvendelsen af OKR. Mere end én gang har jeg oplevet at stå med en kunde, der har investeret i et nyt dyrt software system, for efterfølgende at finde ud af, at det alligevel ikke levede op til det, de ønskede. Også her giver det god mening at lære at gå, før man forsøger at løbe.
Skulle du alligevel være på udkig efter et OKR-software system vil jeg anbefale NOKRs. Det er et OKR-system udviklet i Norden af førende specialister på området deraf navnet NOKRs, som står for Nordic OKR-system. Jeg har selv været med til at udvikle det, så ikke overraskende er det også mit personlige favorit system. Det er nemt at anvende, og gør præcist det, et OKR-system skal kunne. Hverken mere eller mindre.
Du finder link til sitet her: https://nokrs.com/da
Har du brug for hjælp?
Kontakt mig for muligheder
OKR processen
Det daglige arbejde vs. det strategiske arbejde
Én ting er at udvikle en række OKR’er. En anden er at udføre det nødvendige arbejde for at opnå dem. For i en travl hverdag vil det der haster, altid få mere opmærksomhed end det der er vigtigt. Det er normalt en af grundene til, at strategisk arbejde ofte begraves i et bjerg operationelt arbejde. For at sikre, at arbejdet med at nå OKR'erne udføres, har vi derfor brug for en løbende proces, der sikrer, at vi får det gjort.
Når man anvender OKR-frameworket, og i fællesskab vurderer effekten af OKR’erne regelmæssigt, bliver det hurtigt klart, hvad der fungerer og leverer værdi i virksomheden, og hvad der ikke gør. Man får synliggjort, og kan håndtere risiko og problemer hurtigere end normalt, ligesom man med processen også kan gøre brug af de muligheder, der opstår med det samme. Med den rigtige OKR-proces på plads eksekverer man altså løbende strategien med hurtige integrerede læringscyklusser. Processen kan også forklares med det, der kaldes PDCA-metoden, som står for Plan, Do, Check og Adjust.
Sådan anvendes PDCA-metoden i OKR-frameworket
Plan
På kvartalsbasis: OKR udvikles ved starten af et kvartal i virksomhedens afdelinger og teams, og Initiativer samles til handleplaner.
På uge-/månedsbasis: Det løbende arbejde med at planlægge og tilrette Initiativer og handleplaner udføres ugentligt i teams og månedligt på afdelingsniveau.
Do
Initiativer og handleplaner eksekveres på afdelings- og teamniveau henover kvartalet.
Check
På kvartalsbasis: Ved kvartalets afslutning afholdes der et status- og retrospektivmøde, hvor resultaterne af de opnåede OKR vurderes. Møderne har ligeledes til formål at afdække den vigtigste læring siden sidst og beslutte, hvordan den kan udnyttes fremadrettet i næste kvartal (se Adjust).
På uge-/månedsbasis: Henover kvartalet gennemføres der løbende status og retrospektive-møder på afdelings- og teamniveau for at løse problemer og for at undersøge, om man er på rette vej til at opnå de ønskede OKR. Møderne har ligeledes til formål at afdække den vigtigste læring siden sidst og beslutte, hvordan den kan udnyttes fremadrettet i indeværende kvartal (se Adjust).
Adjust
På kvartalsbasis: Baseret på de indsamlede data under kvartalets sidste status- og retrospektivmøde, foretages de nødvendige justeringer, som implementeres i nye OKR i næste kvartal.
På uge-/månedsbasis: Baseret på de indsamlede data under de løbende status- og retrospektivmøder, foretages de nødvendige justeringer, som enten gennemføres med det samme, eller implementeres i nye OKR i næste kvartal.
Processen gentages
Processen gentages henover året, indtil virksomhedens Strategiske og Operationelle Objectives er opnået.
Sådan kan den årlige OKR-proces se ud i en virksomhed
Scoring af OKR
Med ”score” mener jeg, at man vurderer sine OKR, og giver dem en karakter. Det er der flere forskellige måder at gøre på, og i mit arbejde med at implementere OKR, anvender vi oftest én af de to følgende:
- Google versionen - her giver man ved starten af kvartalet sine Key Results en score på mellem 0-100 i forhold til hvor sikker man er på, at man har opnået dem ved kvartalets afslutning. På engelsk kaldes det en ”confidence score”. Det er min oplevelse, at versionen fungerer bedst i virksomheder og teams, hvor man har erfaring med at sætte særdeles høje mål, og tilsvarende har en kultur, der gør det ok at fejle, så længe man har gjort sit bedste, og lærer af sine fejl.
- Ingeniør-versionen - her scorer man løbende sine Key Results på en skala fra 0-100, i forhold til hvor langt man er kommet med dem. Metoden gør det nemmere på statusmøder at se, hvor langt den enkelte er med sine Key Results. Tilsvarende fungerer den bedre i virksomheder, hvor man skal vænne sig til at arbejde mere agilt med målsætning og eksekvering.
OKR defineres, og der afholdes “hand-shake” møde
Ved afslutningen af et kvartal defineres nye OKR for det kommende kvartal. Ejeren af et sæt OKR præsenterer dem for nærmeste leder, på det vi kalder et ”hand-shake” møde. Mødet har til formål at sikre fokus og prioritering af det, der er vigtigst. Det er samtidig en mulighed for:
- at lederen kan sikre alignment mellem medarbejderens OKR og virksomhedens overordnede Strategiske og Operative Objectives.
- at lederen kan give medarbejderen nogle af sine egne Key Results, som medarbejderen får ansvaret for at levere i det kommende kvartal.
- at medarbejderen byder ind med sine egne ideer til, hvordan han/hun på bedst mulig vis kan anvende sin arbejdstid til at opnå de overordnede
Når leder og medarbejder er enige om prioriteringen af de vigtigste OKR for det kommende kvartal, kan arbejdet begynde.
60 - 40 reglen
Som medarbejder definerer man 60% af sine egne OKR, og gemmer 40% ”slack” til de Key Results man evt. skal hjælpe nærmeste leder med at levere. De Key Results man får oppefra, omskriver man til nye personlige OKR på eget niveau. Med et max på 5 OKR pr. kvartal betyder det, at man definerer 3 personlige OKR og gemmer plads til 2 OKR fra nærmeste leder.
Best practice med OKR
Almindelige fejl med OKR
Har du brug for hjælp?
Kontakt mig for muligheder
Når vi taler om OKR'er, henviser kadence til rytmen hvormed alle i virksomheden på samme tidspunkt udvikler OKR, udfører det nødvendige arbejde for at opnå OKR’erne, samt følger op på resultaterne. Før en virksomhed begynder at anvende OKR-frameworket, skal det indledningsvis fastlægge den kadence, og det tempo der skal anvendes til at arbejde med OKR henover året. Forskellige Objectives har forskellige rytmer, og dette bringer os til en forskel mellem det strategiske og taktiske niveau.
OKR og den strategiske kadence
En strategisk kadence eller rytme involverer udviklingen af mål på virksomhedens højeste niveau. Det er de mål, der ofte er beregnet til at skabe vækst eller udvikling i organisationen. I OKR-frameworket kalder vi disse mål for Strategiske og Operationelle Objectives. De er sjældent permanente, og virksomhedens ledelse bør løbende følge op på eksekveringen af målene, de opnåede resultater samt foretage nødvendige ændringer undervejs. De fleste virksomheder anvender ofte en årlig strategisk målsætningsproces, der typisk involverer organisationens Top Management Team.
OKR og den taktiske kadence
En taktisk kadence henviser til rytmen, hvormed de Strategiske og Operationelle Objectives brydes ned til mindre, mere konkrete og håndgribelige mål (OKR'er) i organisationen. Arbejdet med at eksekvere de taktiske OKR sker i iterationer, der normalt opdeles i kvartaler. I løbet af et kvartal gennemfører afdelinger og teams løbende OKR-møder for at følge op på resultaterne, evaluere den overordnede proces, og afslutningsvis for at oprette nye OKR'er for den kommende periode, når kvartalet afsluttes. OKR-møderne gennemføres ofte ugentligt i teams og månedligt på afdelingsniveau.
Baseret på vores arbejde og erfaringer med OKR-Frameworket er det klart, at
succesrige virksomheder følger en tilgang, hvor:
- Ejerskabet og valget af OKR-frameworket som eksekveringsmetode er forankret i den øverste ledelse
- De strategiske og Operationelle Objectives udarbejdes årligt af den øverste ledelse med input fra hele organisationen
- Taktiske OKR'er udvikles hvert kvartal på alle niveauer
- Det igangværende arbejde med Initiativerne i handlingsplanerne og de opnåede resultater gennemgås ugentligt i teams og ugentligt eller månedligt på afdelingsniveau.
- De samlede resultater i hele virksomheden gennemgås af den øverste ledelse en gang om måneden.
- Implementeringen og driften af OKR-frameworket foretages i samarbejde med erfarne OKR-coaches, der også uddanner virksomhedens ledere og medarbejdere til at kunne gennemføre processen ved egen hjælp
Opsummering af OKR
Så langt, så godt! Følgende 9 punkter er det, du nu ved om OKR-frameworket:
- OKR står for Objective og Key Results, og er et management framework, som hjælper virksomheder med at sætte og nå deres overordnede mål.
- Der er mange fordele ved at anvende OKR-frameworket herunder forøget fokus, bedre kommunikation og større gennemsigtighed men vigtigst af alt, at alle i virksomheden trækker i samme retning.
- OKR startede hos tech virksomhederne i Silicon Valley, men anvendes i dag indenfor en lange række andre områder af virksomheder over hele verden.
- OKR kan både anvendes til at opnå virksomhedens strategisk og operationelle Objectives (de overordnede mål, der er vigtigst for virksomheden).
- Hvert kvartal defineres der nye OKR i virksomhedens afdelinger og teams, som hænger sammen med virksomhedens strategiske eller operationelle Objectives.
- På virksomheds, afdelings- og teamniveau følges der løbende op på OKR henover kvartalet (ofte ugentligt og/eller månedligt) på status- og retrospektivmøder. Møderne gør det muligt at foretage løbende justeringer og at drage læring fra processen.
- Et OKR består af et Objective (mål), og mellem 2-5 Key Results der skal til for at opnå det pågældende Objective.
- Hvert Key Result har et antal Initiativer, som beskriver de opgaver, der skal løses, for at levere det enkelte Key Result.
- Processen, hvor man i iterationer definerer, eksekverer og reflekterer over OKR, fortsætter henover året, indtil virksomhedens overordnede mål er opnået. Herefter sætter virksomheden nye mål, og processen gentages.
Har du brug for hjælp?
Kontakt mig for muligheder